Kronoksen jäseneksi liittyminen:
Kronoksen jäseneksi liittyminen on uudelle opiskelijalle maksutonta ja automaattista. Kaikki Helsingin yliopiston yleisen historian opiskelijat lukeutuvat siis automaattisesti Kronoksen jäseniksi. Jäsenrekisteriin tietojensa lisääminen tapahtuu kuitenkin erikseen täyttämällä Kronos ry:n jäsenlomakkeen.
Yhdistyksen jäsenyys myös katsotaan päättyneeksi sen kalenterivuoden lopussa, jona hän ei enää täytä jäsenyyden ehtoja esimerkiksi ylemmän korkeakoulututkinnon suorittamisesta johtuen, jos opinto-oikeus historian opiskeluun Helsingin yliopistossa päättyy. Jäsen voi kuitenkin erota yhdistyksestä kirjallisella ilmoituksella hallitukselle käyttäen Kronoksen eroa yhdistyksestä- lomaketta.
Kronos ry:n jäsenrekisteriseloste
18.1.2024
1. Rekisterin nimi
Kronos ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Kronos ry PL 59, 00014 HELSINGIN YLIOPISTO
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yhdistyksen sihteeri Aino Kauriinvaha
aino.kauriinvaha@helsinki.fi
4. Jäsenrekisterin tarkoitus
Yhdistyslain 11 §:n (8.5.2020/336) mukaan yhdistyksen on pidettävä yllä jäsenistään rekisteriä, jonne jäsenen antamat tiedot tallennetaan. Jäsenrekisterintietoja käytetään ainoastaan yhdistyksen toimintaan harjoittamisessa ja tietoja käsittelevät vain yhdistyksen puheenjohtajisto ja sihteeri.
5. Jäsenten sähköpostilista
Yhdistys käyttää sähköpostilistaa (kronos-info@helsinki.fi), jonka avulla se viestittää toiminnastaan jäsenistölle. Listalle pitää liittyä ja siitä erotaan omatoimisesti Majordomo-listojen ohjeiden mukaisesti, jotka löytyvät täältä.
6. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen säilyttäminen
Jäsenrekisteriin kirjataan yhdistyksen jäseniltä nimi- ja osoitetiedot sekä sähköpostiosoite. Tiedot tallennetaan rekisteriin jäseneksi ilmoittautumisen yhteydessä. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi, normaalitapauksessa silloin, kun yksilön jäsenyys on loppunut. Henkilötietoja säilytetään kuitenkin enintään 10 vuotta jäsenyyden alkamisesta Kronos ry:n sääntöjen pykälän 7§ mukaan, jos yksilö ei ole uudelleen hakenut esimerkiksi kannatusjäsenyyttä.
7. Tietojen luovuttaminen
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin. Jos tietoja tarvitaan yhdistyksen tapahtumiin, kerätään jäsenten tiedot erillisellä, osallistujan itse täyttämällä lomakkeella, jossa ilmoitetaan vain ne tiedot, jotka ovat tapahtuman järjestämiseksi tarpeellisia.
8. Tietojen suojaus
Tietoja säilytetään henkilökohtaisella tietokoneella, jossa ne on suojattu asianmukaisin menetelmin kahdella salasanalla. Ainoastaan yhdistyksen puheenjohtajilla ja sihteerillä on pääsyoikeus rekisteriin sekä oikeus lisätä, poistaa tai muuttaa rekisterin tietoja.
9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Kronos ry:n jäsenrekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastuspyynnön voi toimittaa kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Tarkastuspyynnön jälkeen yhdistyksen jäsenellä on oikeus saada haltuunsa kopio häntä koskevista jäsenrekisterin tiedoista.
10. Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus oma-aloitteisesti tai rekisteriin merkityn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut henkilötieto. Jäsenen tulee ilmoittaa rekisterin ylläpitäjälle tarpeelliset tiedot muutosten tekemiseksi.
11. Tietojen poistaminen
Rekisteristä poistetaan kaikki yhdistyksen jäsentä koskevat tiedot, kun hän on eronnut tai hänet on erotettu yhdistyksestä. Henkilön on itse poistuttava jäsenten sähköpostilistalta. ks. kohta 5, jäsenten sähköpostilista.
12. Tietoturva
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi (puheenjohtajisto, sihteeri). Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
13. Selosteen muuttaminen
Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.kronosry.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.
